شاید شما هم کلمه "کایزن" را در کسب و کارها، مراکز درمانی یا در میان مدیران شرکت، شنیده باشید. کایزن (KAI + ZEN = KAIZEN) ترکیبی دو کلمه‌ای از یک مفهوم ژاپنی است که به معنی بهبود مستمر یا تغییرات دائم برای رسیدن به نتایج بهتر است. بر اساس این سیستم، اعمال تغییرات مثبت کوچک و مداوم می‌تواند پیشرفت‌ها و موفقیت‌های قابل توجهی ایجاد کند. که ما می خواهیم از این استراتژی برای افزایش کارآمد مطب دندانپزشکی استفاده کنیم.

اصل کایزن چگونه به دندانپزشکی شما کمک می کند؟

در یک محیط رقابتی، انجام بهبود سازمانی ساده و سازماندهی می‌تواند به شما کمک کند تا با حذف استرس و بدون به خطر انداختن کیفیت خدمات خود به مشتری با حداکثر کارایی و بهره‌وری کار کنید. اما این موضوع فقط به معنای سازماندهی زمان و برنامه نیست. زیرا سازماندهی درست لوازم و ابزارها به شما کمک می کند تا بتوانید به راحتی لوازم مورد نیازتان را پیدا کنید و یا در صورت نیاز دوباره سفارش دهید. علاوه براین یک سازماندهی خوب، رعایت بهداشت و کنترل عفونت مناسب را که نقش مهمی در حفظ سلامت شما، کارمندان و بیماران شما دارد، آسان تر می کند.

نه تنها سازماندهی و رعایت کنترل عفونت صحیح افراد را سالم تر نگه می دارد، بلکه می تواند سطح استرس را کاهش دهد و به آرامش خاطر بیافزاید. اینکه که بدانید هنوز چه مقدار از چیزی را دارید، چه زمانی باید دوباره سفارش دهید، چه چیزی تمیز است و چه چیزی نیست، و اینکه همه الزامات را رعایت می کنید، بسیار ارزشمند است. بخش بزرگی از این فرآیند مرتبط با سازماندهی ابزار و لوازم دندانپزشکی در مطب است که تنها با اعمال این تغییرات کوچک و ساده می توانید به نتیجه عالی دست یابید. که در این مقاله به هشت راه ساده برای سازماندهی صحیح ابزار و لوازم دندانپزشکی و کاهش خطر گم شدن اقلام، تمام شدن موجودی، شرایط غیربهداشتی و سردرگمی پرداخته ایم.

هشت نکته در مورد نحوه سازماندهی ابزارهای دندانپزشکی برای رسیدن به حداکثر کارایی

1. ناحیه استریلیزاسیون و ابزار استریل شده را مرتب و سازماندهی کنید.

ناحیه استریلیزاسیون بخش مهمی از مطب دندانپزشکی شماست و میبایست به روشی خاص مورد نظارت قرار گیرد. مرتب بودن و سازماندهی مناسب این قسمت در حفظ سلامت شما، کارمندان و بیماران شما و در دسترس بودن ابزار استریل و در نتیجه افزایش کارایی کلی مطب کمک بسزایی خواهد کرد. شما در نحوه سازماندهی لوازم و ابزار راه حل های مختلفی دارید، اما جدا نگه داشتن وسایل کثیف و تمیز، لوازم استریل شده یا استریل نشده یا استریل منقضی شده و همچنین کنترل و تعادل همه موارد مهم می باشد. با این حال توصیه ما به شما این است که از شر محصولات یا ابزارهای بلااستفاده نیز خلاص شوید، تا فضای موجود را برای اقلام پرکاربرد و رایج تر، آزاد کنید.

* اقلام پس از اتوکلاو و استریل شدن، چه مدت استریل باقی می مانند؟

دوره ماندگاری استریل هر کالا به عوامل مختلفی بستگی دارد از جمله شرایط و جنس بسته بندی، شرایط نگهداری، نوع کالا و چیدمان اقلام، دستورالعمل و توصیه های شرکت تولیدکننده لوازم بسته بندی برای دوره استریلی که بسته بندی می تواند داشته باشدو غیره.

مدت زمان ماندگاری بسته استریل شده براساس نوع بسته بندی:

- بسته های پارچه ایی: 4 هفته
- کاغذ اتوکلاو پلاستیکی: 1 الی 2 سال
- کاغذ اتوکلاو پلی پروپیلن: 6 ماه

2. ابزار و لوازم را برروی میز قرار ندهید.

برای هر محصول و ابزاری جای معینی مشخص و آنها را همیشه در جای خود نگهداری کنید. زیرا قرار دادن اقلام بزرگ و زیاد برروی کانترهای مطب باعث بی نظمی شده و یافتن کالا و ابزار کوچکتر را دشوار می کند.

3. همه ابزار و لوازم خود را کالر کد و یا لیبل گذاری کنید.

یک روش ساده و آسان برای سازماندهی ابزار و لوازم دندانپزشکی، استفاده از روش کالر کد است. به طوری که می توانید برای ابزار هر درمان یک رنگ خاص در نظر بگیرید و با استفاده از رینگ ابزار آنها را نشانه گذاری کنید و در نهایت از سینی و ظروف رنگی مطابق با همان رنگ موردنظر برای جدا کردن و نگهدار آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، رنگ آبی را برای ابزار ترمیمی، رنگ سبز را برای ابزار جرمگیری و رنگ زرد را برای ابزار اکسترکشن اختصاص دهید. با این روش در روزهای شلوغ، شما می توانید بدون استرس و بدون اتلاف وقت برای پیدا کردن اینسترومنت موردنظر خود، کارتان را ادامه دهید.

از طرفی دیگر لیبل زدن به همه چیز زیاد طول نمی کشد و این کاریست که باید از همان ابتدای شروع فعالیت مطب انجام دهید. اگر تازه شروع کرده اید، اکنون برای لیبل گذاری لوازم وقت بگذارید تا زمانی که مراجعه کننده و بیمار دارید کاملاً آماده باشید. حتی در غیراینصورت نیز ارزش آن را دارد که کمی وقت بگذارید و همه چیز را لیبل گذاری کنید. همچنین می توانید برای انجام این کار از کارمندان خود کمک بگیرید تا مطمئن شوید که همه چیز به درستی لیبل گذاری می شود. بدین ترتیب نه تنها آنها درک بهتری از نام هر چیز و مکان یافتن آن خواهند داشت، بلکه لیبل زدن به چیزها نیز هرگونه نگرانی در مورد اقلام گم شده و یا اشتباه را آشکار می کند. علاوه براین با انجام این کار می توانید متوجه شوید آیا مشکلاتی وجود دارد که باید برطرف شوند یا خیر.

4. از سینی ابزار و ظروف مختلف استفاده کنید.

سینی ابزار، یک وسیله کارآمد برای نظم دهی اینسترومنت های دندانپزشکی می باشد. به طوری که با قرار دادن تمام ابزارها و لوازم مورد نیازتان برای انجام معاینه و درمان های مختلف به صورت مجزا باعث افزایش کارایی چشمگیری در مطب شما می شود. اگرچه برخی سایزهای سینی های ابزار حجیم به نظر می رسند و بدین دلیل تمایلی به خرید آنها نداشته باشید، اما در طولانی مدت علاوه بر افزایش آرامش خاطر و تمرکز شما و عدم نیاز به جستجوی ابزار مورد نیازتان، باعث صرفه جویی در وقت شما نیز می گردند.

برای نگهداری دیگر لوازم خود، چیزهای زیادی را در یک مکان قرار ندهید. هرچه ظروف بیشتری برای نگهداری لوازم داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید ببینید هر چیزی کجا می‌رود و فضای کافی برای همه آنها دارید. اگر یک ظرف با چندین اقلام مختلف در آن داشته باشید - به خصوص اگر آن اقلام کوچکتر باشند - ممکن است تا زمانی که به آن نیاز نداشته باشید متوجه تمام شدن آن نشوید. اما با نگه داشتن هر کالا در یک ظرف جداگانه، می توانید ببینید که چه زمانی یک کالا رو به اتمام است و قبل از تمام شدن و نیاز آن برای بیمار خود، آن را سفارش دهید.

اینکه چه ظروفی را بخرید به شما بستگی دارد، اما معمولا پلاستیک شفاف برای بیشتر لوازم و اقلام مصرفی، بهترین انتخاب است. بدین ترتیب به راحتی می‌توانید قرارگیری اقلام مناسب در ظروف مناسب و اینکه آیا آنها رو به اتمام هستند، را مشاهده و نظارت کنید. در برخی موارد ظروفی که محکم بسته می شوند اما به راحتی باز می شوند نیز انتخاب خوبی هستند. نباید باز کردن ظروف سخت و دشوار باشد، اما همچنین نباید به راحتی باز شوند. زیرا درپوش‌های شل، احتمال ریختن وسایل روی زمین یا سطوح دیگر را افزایش می‌دهند. 

5. فرزها را به درستی مرتب و نگهداری کنید.

قرار دادن فرزها به صورت تصادفی و بدون نظم خاصی، باعث دشوارتر شدن کار دندانپزشک و اتلاف وقت او در هنگام یافتن فرز مورد دلخواهش می شود. بنابراین استفاده از جا فرزی و دسته بندی آنها باتوجه به کارایی آنها، کار دندانپزشک را آسان می کند. همچنین قرار دادن فرزهای مورد نیاز در سمت دندانپزشک یونیت بیمار مفید است. علاوه بر این، میبایست از یک کابینت مشخص برای نگهداری فرزها استفاده کنید تا بتوانید با یک نگاه تشخیص دهید که کدام موارد نیاز به سفارش مجدد یا تعویض دارند.

6. ابزار کند شده را با ابزار تیز جایگزین کنید.

استفاده از یک ابزار کند می تواند باعث افزیش مدت زمان درمان، کاهش رضایت بیمار و حتی کاهش رضایت دندانپزشک از نتیجه درمان شود. به همین دلیل همیشه در هنگام جاگذاری مجدد ابزار در جای خود، بعد از پایان هر درمان و انجام استریلیزاسیون، تیز بودن و کارایی آنها را چک کنید و موارد کند شده را از چرخه مصرفی مطب خود خارج کنید. البته توجه داشته باشید که برای موارد کند جای مشخص و مجزایی اختصاص دهید تا با دیگر ابزار قاطی نشود.

7. احتیاجات خود را بخوبی و هوشمندانه انبار کنید.

انبار کردن لوازم، بخش مهمی از سازماندهی لوازم مطب دندانپزشکی است. شما باید مطمئن شوید که تمام چیزهایی را که نیاز دارید و معمولاً استفاده می کنید، اضافی دارید. اگر این کار را نکنید، ممکن است در زمانی که بیشتر به آن نیاز دارید، چیزی تمام شود. اگرچه معمولا گزینه هایی برای جایگزین کردن وجود دارد، اما همیشه اینطور نیست. پس بهتر است به جای این که این ریسک را بپذیرید، و یا مجبور شوید به بیمار بگوئید منتظر بماند یا برگردد، قبل از تمام شدن مواد، آن را سفارش دهید.

بسته به اینکه لوازم خود را از کجا تهیه می‌کنید، ممکن است در زمان‌های خاصی،‌ راحت‌تر یا سخت‌تر تهیه شوند. به طوری که اگر مشکلات حمل و نقل یا سایر مشکلات به وجود بیاید، ممکن است دچار عدم موجودی کالای موردنظر خود شوید. اما انبار کردن بهینه، این احتمال را کاهش می دهد و ارائه و انجام درمان های لازم و مناسب را برای شما و کارمندانتان بسیار آسان تر می کند. و در نتیجه به جای فکر کردن و دغدغه داشتن برای موجودی یا عدم موجودی کالاها، بر روی درمان و بیمار خود تمرکز می کنید.

8. برای ستاپ کردن هر پروسیجر، یک گاید تهیه و استفاده کنید.

با گذشت زمان ستاپ کردن بسیاری از پروسیجرها برای شما و دستیارتان امری عادی و روتین خواهد بود، اما داشتن یک گاید و اطمینان از عدم فراموشی و جا افتادن چیزی یک ایده خوب است. با داشتن یگ گاید و راهنمای مناسب، می توانید به راحتی آن را دنبال کنید و سازماندهی بیشتری داشته باشید. همچنین دستیار و کارمندان مطب دندانپزشکی شما نیز می توانند همین کار را انجام دهند. بنابراین آنها همیشه کارها را به یک شکل و منظم ستاپ و تنظیم می کنند و شما همیشه آنچه را که نیاز دارید، در دستان خود دارید. همچنین این امر باعث می‌شود تا نیروهای جدید بتوانند از پروسیجرهای فعلی در مطب دندانپزشکی شما نیز پیروی کنند.