تلفن مطب، اولین نقطه در دسترس برای برای برقراری ارتباط با بیماران است و کارکنان آموزش ندیده براحتی می توانند فرصت های بسیار طلایی را از بین ببرند. در مقابل، در صورت استفاده صحیح از این وسیله کوچک (!)، خواهید دید که چه منافع ارزشمندی برایتان حاصل می شود.

در این مطلب، سه مهارت ارائه شده است که به کمک آنها یک مخاطب ساده تلفنی، به یک مراجعه کننده دائمی و وفادار تبدیل می شود! این تکنیک های به ظاهر پیش پا افتاده را دست کم نگیرید تا قرار ملاقات های بیشتر، بیماران متعددتر و مطب شلوغ تری داشته باشید.

1.برقراری تماس

اولین اقدام لازم، برقراری یک تماس تلفنی است. این تماس باید با فرد صحیحی برقرار شود. کسی که به ملاقات با یک دندانپزشک نیاز دارد. فراموش نشود که در صورت برقراری این ارتباط در زمان نامناسب یا با شخص نامناسب، هزینه های صرف شده شما به هدر خواهد رفت. در ضمن، کسی نمی داند پشت خط تلفنی که همیشه مشغول است، چند بیمار در انتظار پاسخ هستند. بهتر است برای مطب بیش از یک خط تلفن تهیه نمائید که خط مربوط به رزرو نوبت، همیشه آزاد باشد.

* دو روش ساده برای بهبود سرعت تماس ها:

* بهتر است پاسخ دهندگان به این نکته مهم توجه کنند که هرگز از جمله "لطفاً پشت خط منتظر بمانید" استفاده نکنند. در صورت نیاز به این وضعیت، حتماً قبل از منتظر نگه داشتن بیمار، بدانید که او کیست و چه نیازی دارد به شکلی که در صورت قطع شدن تماس، بتوانید مجدداً با وی ارتباط برقرار کنید و به خواسته اش رسیدگی کنید. صرف چند ثانیه اندک می تواند منافع زیادی نصیب مطب کنند.  

* نکته دوم، با بررسی زمان هایی که بیشترین تماس با مطب گرفته می شود، سعی کنید کارمندان پاسخگویتان را در همان زمان ها آماده به کار داشته باشید. با برنامه ریزی های زمانی مناسب، ساعات اوج تماس ها را پوشش کامل دهید. مطمئن باشید این کار، از هزینه های تبلیغ شهری و سایر روش های بازاریابی هزینه کمتر و بازدهی بیشتری خواهد داشت.

2.لبخند زدن

شواهد نشان می دهد که لبخند زدن باعث تأثیر فوری در خلق و خو و نگرش افراد می شود و این اثر حتی می تواند از طریق تلفن نیز انتقال یابد! باور کنید یا نه، مخاطب از پشت خطوط ارتباطی لبخند شما را حس می کند و تجربه ای لذتبخش تر از تماس خود به خاطر خواهد سپرد. همچنین حفظ لبخند در طول مکالمه، می تواند منجر به شکل گیری نوعی اعتماد بین شما و تماس گیرنده شود. فراموش نکنید که این کار، نه هزینه ای دارد و نه زحمتی!

3.پرسش درباره قرار ملاقات در هر تماس

پس از رعایت موارد فوق، گام بعدی سوال پرسیدن از تماس گیرنده برای رزرو نوبت است. در اینجا لازم است که به مطب دعوت شود و فراموش نکنید که به مواردی همچون قیمت و هزینه ویزیت اشاره نکنید. اطلاعات لازم را می توانید پس از ورود او به مطب منتقل نمائید. بنابراین صرفاً با کسب اطمینان از اینکه خدمات مطب می تواند به رفع مشکل وی منجر شود، فقط آدرس را بخوانید تا یادداشت کند! سوال کنید "چه زمانی برای ملاقات شما با دکتر مناسب تر است؟ صبح یا بعداز ظهر؟ دوشنبه یا چهارشنبه؟" (بسته به روزهای فعالیت مطب)

با عادت به رفتارهای صحیح از همین امروز رابطه خود را با تماس گیرندگان بهبود بخشید و رزروهای بیشتری داشته باشید. نتیجه این بهبود، محیطی شادتر و بیماران بیشتر و راضی تر خواهد بود....

تهیه کننده: واحد تحریریه دندال